电子文件归档制度

作者:    发布时间:2010-09-22

 

 

电子文件归档制度

 

1.电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。

2.应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。

3.应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。

4.归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。

5.具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

6.应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。

 


 

档案数据安全保密制度

 

      为了确保本馆(局)计算机管理安全运行保证档案信息在采集、处理、传输、存贮过程中,避免人为或自然因素导致档案信息的丢失、泄漏或破坏,特根据有关规定制定本制度。

一、档案信息安全要求

1、设置计算机操作系统用户口令,安装反病毒软件;

2、严格遵守保密规定,对重要的数据库系统进行加密,设置不同用户对数据的访问权限;

3、对已存储的数据进行修改时,要建立修改台账;

4、保密的档案数据信息不得直接或间接地与国际互联网或其它公共信息网相联接,必须实行物理隔离;

5、严禁在计算机上运行与工作业务无关的软件(如各种来历不明的软件及游戏软件等);

6、有保存档案数据的计算机送修时,应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除,并作计算机修理登记。

二、档案数据保密要求

数据录入工作人员必须遵守档案保密制度,不得泄露所接触档案内容。


 

档案数据网上查询利用制度

 

  一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

  二、本单位工作人员经开通个人帐号,网上登录进入数字环保档案管理系统查询数字档案。外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

  三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户:是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户:是指各处室兼职档案员在普通用户使用权限基础上,可以添加指定分类的资料。高级用户:是指中层以上的领导可以查阅各类档案。


 

档案数据管理维护制度

 

  一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护,确保档案数据安全。

  二、各门类数字档案经质量检查合格后,输入数字档案室管理系统,由档案室统一管理。

  三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

 

 

 

 

 

信息来源:办公室 徐卫燕
审批人:梁晓咏

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