档案立卷归档制度等

作者:    发布时间:2009-11-22

   

    1、按本机关的档案管理条例,凡属立卷归档范围的文件材料,一律归档;

    2、归档时间,业务档案、文书档案在次年二季度完成,会计档案按照《会计档案管理办法》规定,由会计部门保管一年,期满后,由财务会计归档,其它档案按有关规定完成;

    3、归档的案卷,要遵循文件的形成秩序,保持文件之间的内在联系,区别不同保管期限,分类整理、上架;

    4、移交手续完整,按照移交目录,当面点清移交案卷;

    5、档案人员对归档的案卷要及时编目、编制检索工具等。


档案人员的岗位责任制

 

    1、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策以及档案业务知识,勤奋工作,提高工作质量,迅速准确地提供服务;

    2、编写档案室年度工作计划和总结,制订各项规章制度,并坚持原则,严格执行;

    3、负责收集、整理、保管、利用和开发本机关档案,指导机关各处室、局属单位的档案工作、协助指导各县()、区环保部门档案工作;

    4、编制本机关档案分类方案、分类编号、总目录、索引目录、全引目录等检索工具;

    5、编制档案保管期限和密级划分,负责组织承办档案的鉴定和销毁工作;

    6、做好局综合档案室库房的日常管理工作,保持室内清洁,注意室内温度调节,经常通风换气,防止档案发霉变质;

    7、主动热情接待每一位查档者,充分发挥档案在环境保护中的作用;

    8、每月定期组织本机关兼职档案人员的开展业务学习活动,发挥好环保档案网络作用。


兼 职 档 案 员 职 责

       

    1、宣传《档案法》,督促本部门人员严格执行《档案法》;

    2、负责检查、督促全体人员对档案管理条例的执行情况,协助局综合档案室做好档案管理工作;

    3、负责收集本部门所产生的各种门类和载体的档案,熟悉档案整理等一整套程序,并按归档制度及时将已形成的档案材料认真整理、编目、立卷移交综合档案室;

    4、反映对档案工作的意见和要求,以及档案提供利用效果情况;

    5、积极参加档案业务培训和档案网络活动;

    6、严格按照《文书档案管理制度》保管好传阅文件,并负责及时清退本局办公室传阅各部门(单位)的传阅文件和承办文件,做到不漏、不失、不损、不泄密。


档案借阅利用制度

         

    1、借阅档案原则上应在指定地点阅览,如因特殊需要借出时,必须经分管领导签署意见,予以借阅。并根据利用程度,填写档案利用效果。

    2、借阅档案时,必须履行借阅手续,借还时双方当面点清,发现损坏和遗失等情况,及时提出,并采取必要的补救措施。

    3、利用者要爱护案卷,不得擅自转借和私自影印、复印、翻印,不得折叠、剪贴或抽取、折散档案,严格在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字等,保证档案完好无损。

    4、外单位借阅档案,须持相应单位介绍信,注明利用者身份、目的、范围,经分管领导签字批准后,方可借阅,未经允许不得借出或摘抄。

    5、档案人员要有责任心,熟悉业务,熟悉室藏,建立档案的全引目录、分类目录、大事记、组织沿革史、干部任免、专题目录、全宗介绍等索引。

    6、主动提供档案信息,对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。


档 案 保 管 制 度

               

    1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好;

    2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作;

    3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度,并做好记录;

    4、对已破损和褪色的档案,及时进行修补和抢救工作,维护档案的完整性;

    5、各级档案人员必须做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫、防光、防鼠)、“三无”(无丢失、无霉变、无差错)工作。


档 案 保 密 制 度

               

    1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密制度,及时向查档人进行保密宣传;

    2、严格遵守查阅档案的制度,不得翻阅和摘抄利用以外的档案,对有密级的档案材料更要严格查阅手续,必要时使用阅档保密夹;

    3、会计档案除直接责任者外,他人不得查阅,如需查阅,须经责任者或领导同意,由档案人员陪同查阅;

    4、档案材料需复制时,必须经局主管领导批准,任何个人不得擅自转借及复制。


档 案 统 计 制 度

 

    1、做好档案的接收、移交登记工作;

    2、按年度做好档案的综合统计工作的档案年报统计工作;

    3、做好档案的鉴定情况统计和销毁登记工作。

    4、做好档案统计分析工作。分专题进行调查、分析、总结经验,发现不足,以便使档案的管理工作更加系统化、规范化,最大限度地发挥档案的凭证、参考作用。


台州市环保局机关档案工作管理办法

 

    第一条 为了进一步提高本机关档案工作水平,更好地开发档案信息资源,为本局各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《环境保护管理办法》和《机关档案工作条例》,结合实际,特制定本办法。

    第二条 机关档案是机关各项活动的真实记录,是机关的宝贵财富,机关同志人人都有维护档案完整和安全的义务,有权对违反档案管理法规的行为进行抵制和检举。

    第三条 档案工作是机关工作的重要组成部分,应列入机关发展规划与年度计划,列入各站、处、室和人员的职责范围。

   第四条 机关档案必须坚持集中统一管理的原则,本局各处、室、站以及个人在进行一切公务活动中直接形成的各种门类、多种载体的全部档案,均由综合档案室集中统一管理,任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。

第五条 本局档案工作由一名副局长分管,办公室主管,档案人员负责日常具体工作。

第六条 建立健全机关档案管理网络体系,本机关各处、室、站配备一名兼职档案员,机关全体人员都是本机关档案的形成者和利用者。

第七条 本机关在公务活动中直接形成的文字材料、报表、帐册、图纸、照片、录音、录像带、软盘等都属归档范围,具体归档范围及保管期限、密级见《台州市环保局文件材料归档范围及保管期限、密级和责任者划分表》。

第八条 各处()、站在工作中形成的各种文件材料、统计报表、“三同时”验收、项目审批、信访、监测数据在次年的415日前归档;各种专业性会议或参加上级机关召开会议的全套会议材料于会后马上归档;会计档案在年终后,由会计部门保管一年,期满后会计部门按照《会计档案管理办法》规定整理立卷,移交档案室。

第九条 文件材料的档案要求:

    1、归档的文件材料必须正确地反映本局各项活动的真实面貌的历史全过程,内容必须完整、准确、系统。

    2、应归档的文件材料,要遵循文件材料形成的规律和特点,必须是文件的正本与附件、印件与定稿、请示和批复、报告与批转等要求相符,保持文件之间的历史联系。

    3、声像档案应有文字标出:摄像、录音的对象、时间、地点、内容和责任者。

    4、归档的文字材料,一律用钢笔(蓝、黑墨水)书写,要求纸质优良,字迹工整,图像清晰,签字手续完备,书写或修改、批语文件材料均写在文件的右侧。

 第十条 机关工作人员调离本单位前,应全部归还借用档案资料,方能办理调离手续。

 第十一条 本办法由局综合档案室负责解释。

 第十二条 本办法自一九九八年八月一日起执行。


台州市环保局不应归档文件材料的范围

 

 一、上级机关的文件材料

 1、上级机关任免、奖惩等非本局工作人员的文件;

    2、上级普发,供工作中参考,不办的文件材料;

    3、上级机关抄送本局供工作参考的文件材料;

    4、上级机关印发的征求意见未定稿的文件材料。

 二、本局的文件材料

 1、重份文件材料;

    2、无考利用价值的事务性、临时性的文件;

    3、未经会议讨论、未经领导审阅签发的未生效的文电草稿、信函、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和检查人签字的最后定稿除外)

    4、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、崐提出一般性建议或意见的人民来信;

    5、参加非主管部门召开会议带回的,不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;

    6、各站、处、室相互抄送的文件材料,由主办站、处、室归档,其余不归档。

    7、为参考目的从各方面收集的文件材料,及从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

    8、不履行公文手续的内部一般性行文、介绍信等材料;

    9、本单位负责人兼任外单位职务形成的,与本单位无关的文件材料。

    三、同级机关和非隶属机关的文件材料

    1、同级机关或非隶属机关抄送的、不需要本局办理的一般崐性文件材料;

    2、外机关送来的一些征求意见的文件未定稿;

    3、外单位交流、学术会议资料。


台州市环保局机关档案工作制度

 

浖櫲1、局办公室统一管理综合档案室,负责协调、指导本机关各处室文件资料归档、立卷工作,实施指导、监督局属各单位档案工作,对各县(市、区)环保部门的档案工作做必要指导。

    2、各部门应将档案工作列入年度工作计划,加强日常管理工作,各处室负责人应积极支持档案人员的工作。

    3、各部门兼职档案人员负责整理、填写移交清单,移交局档案室集中管理。

    4、局综合档案室定期组织兼职档案人员集中业务学习制度,开展档案协作组网络活动、学术交流活动,提高档案管理水平。

 


台州市环保局机关文书档案管理制度

 

为进一步健全本局文书档案,做好保密工作,提高工作效率,根据上级有关规定,结合本局实际情况,特订以下制度:

    1、凡是本局党、政、工、团各处室工作中形成的文件、领导讲话、会议材料等均属文书档案范围,必须集中统一管理;

    2、各处室指定专人负责保管阅办文件,协助文书搞好文件的送阅、收集等工作;

    3、对各处室阅办的文件,局办公室当日分送,承办处室应抓紧处理,急件急办,对一周内未办好的事件,则由局办公室催办,做到处室不积压文件;

    4、对文件修改、批语,均应写在文纸右侧,拟稿、核稿、签批人都要写上姓名、年、月、日,一律用钢笔书写;

 5、各处室拟稿的文件,均应送局办修改核稿后,送分管领导签发;

    6、介绍信用章,凡用部门印章由处()领导批准,使用局印章须经局领导批准,一般不得开空白介绍信;

    7、第二年的第二季度做好立卷工作,第三季度应全面做好案卷工作,并编制档案目录、检索工具;

    8、经过鉴定,可销毁处理的档案,均应编造清册,经领导审批后,送指定地方销毁。


档案鉴定与销毁制度

 

1、由局领导和有关处室负责人组成机关档案鉴定小组,负责对本机关档案的鉴定和销毁工作;

2、档案鉴定小组定期对保存到期的档案进行鉴定,提出处理意见;

3、销毁失去保存价值的档案,须由综合档案室提出初步意见,经机关档案鉴定小组审定,登记造册,分管领导批准后,由二人以上在指定地点监销,并在销毁清册上签字。崐
档 案 保 管 制 度

               

    1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好;

    2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作;

    3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度,并做好记录;

    4、对已破损和褪色的档案,及时进行修补和抢救工作,维护档案的完整性;

    5、各级档案人员必须做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫、防光、防鼠)、“三无”(无丢失、无霉变、无差错)工作。

 

档 案 立 卷 归 档 制 度

 

    1、按本机关的档案管理条例,凡属立卷归档范围的文件材料,一律归档;

    2、归档时间,业务档案、文书档案在次年二季度完成,会计档案按照《会计档案管理办法》规定,由会计部门保管一年,期满后,由财务会计归档,其它档案按有关规定完成;

    3、归档的案卷,要遵循文件的形成秩序,保持文件之间的内在联系,区别不同保管期限,分类整理、上架;

    4、移交手续完整,按照移交目录,当面点清移交案卷;

    5、档案人员对归档的案卷要及时编目、编制检索工具等。


档案人员的岗位责任制

 

    1、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策以及档案业务知识,勤奋工作,提高工作质量,迅速准确地提供服务;

    2、编写档案室年度工作计划和总结,制订各项规章制度,并坚持原则,严格执行;

    3、负责收集、整理、保管、利用和开发本机关档案,指导机关各处室、局属单位的档案工作、协助指导各县()、区环保部门档案工作;

    4、编制本机关档案分类方案、分类编号、总目录、索引目录、全引目录等检索工具;

    5、编制档案保管期限和密级划分,负责组织承办档案的鉴定和销毁工作;

    6、做好局综合档案室库房的日常管理工作,保持室内清洁,注意室内温度调节,经常通风换气,防止档案发霉变质;

    7、主动热情接待每一位查档者,充分发挥档案在环境保护中的作用;

    8、每月定期组织本机关兼职档案人员的开展业务学习活动,发挥好环保档案网络作用。


兼 职 档 案 员 职 责

       

    1、宣传《档案法》,督促本部门人员严格执行《档案法》;

    2、负责检查、督促全体人员对档案管理条例的执行情况,协助局综合档案室做好档案管理工作;

    3、负责收集本部门所产生的各种门类和载体的档案,熟悉档案整理等一整套程序,并按归档制度及时将已形成的档案材料认真整理、编目、立卷移交综合档案室;

    4、反映对档案工作的意见和要求,以及档案提供利用效果情况;

    5、积极参加档案业务培训和档案网络活动;

    6、严格按照《文书档案管理制度》保管好传阅文件,并负责及时清退本局办公室传阅各部门(单位)的传阅文件和承办文件,做到不漏、不失、不损、不泄密。


档案借阅利用制度

         

    1、借阅档案原则上应在指定地点阅览,如因特殊需要借出时,必须经分管领导签署意见,予以借阅。并根据利用程度,填写档案利用效果。

    2、借阅档案时,必须履行借阅手续,借还时双方当面点清,发现损坏和遗失等情况,及时提出,并采取必要的补救措施。

    3、利用者要爱护案卷,不得擅自转借和私自影印、复印、翻印,不得折叠、剪贴或抽取、折散档案,严格在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字等,保证档案完好无损。

    4、外单位借阅档案,须持相应单位介绍信,注明利用者身份、目的、范围,经分管领导签字批准后,方可借阅,未经允许不得借出或摘抄。

    5、档案人员要有责任心,熟悉业务,熟悉室藏,建立档案的全引目录、分类目录、大事记、组织沿革史、干部任免、专题目录、全宗介绍等索引。

    6、主动提供档案信息,对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。


档 案 保 管 制 度

               

    1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好;

    2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作;

    3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度,并做好记录;

    4、对已破损和褪色的档案,及时进行修补和抢救工作,维护档案的完整性;

    5、各级档案人员必须做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫、防光、防鼠)、“三无”(无丢失、无霉变、无差错)工作。


档 案 保 密 制 度

               

    1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密制度,及时向查档人进行保密宣传;

    2、严格遵守查阅档案的制度,不得翻阅和摘抄利用以外的档案,对有密级的档案材料更要严格查阅手续,必要时使用阅档保密夹;

    3、会计档案除直接责任者外,他人不得查阅,如需查阅,须经责任者或领导同意,由档案人员陪同查阅;

    4、档案材料需复制时,必须经局主管领导批准,任何个人不得擅自转借及复制。


档 案 统 计 制 度

 

    1、做好档案的接收、移交登记工作;

    2、按年度做好档案的综合统计工作的档案年报统计工作;

    3、做好档案的鉴定情况统计和销毁登记工作。

    4、做好档案统计分析工作。分专题进行调查、分析、总结经验,发现不足,以便使档案的管理工作更加系统化、规范化,最大限度地发挥档案的凭证、参考作用。


台州市环保局机关档案工作管理办法

 

    第一条 为了进一步提高本机关档案工作水平,更好地开发档案信息资源,为本局各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》、《环境保护管理办法》和《机关档案工作条例》,结合实际,特制定本办法。

    第二条 机关档案是机关各项活动的真实记录,是机关的宝贵财富,机关同志人人都有维护档案完整和安全的义务,有权对违反档案管理法规的行为进行抵制和检举。

    第三条 档案工作是机关工作的重要组成部分,应列入机关发展规划与年度计划,列入各站、处、室和人员的职责范围。

   第四条 机关档案必须坚持集中统一管理的原则,本局各处、室、站以及个人在进行一切公务活动中直接形成的各种门类、多种载体的全部档案,均由综合档案室集中统一管理,任何部门或个人不得据为己有或拒绝归档。

第五条 本局档案工作由一名副局长分管,办公室主管,档案人员负责日常具体工作。

第六条 建立健全机关档案管理网络体系,本机关各处、室、站配备一名兼职档案员,机关全体人员都是本机关档案的形成者和利用者。

第七条 本机关在公务活动中直接形成的文字材料、报表、帐册、图纸、照片、录音、录像带、软盘等都属归档范围,具体归档范围及保管期限、密级见《台州市环保局文件材料归档范围及保管期限、密级和责任者划分表》。

第八条 各处()、站在工作中形成的各种文件材料、统计报表、“三同时”验收、项目审批、信访、监测数据在次年的415日前归档;各种专业性会议或参加上级机关召开会议的全套会议材料于会后马上归档;会计档案在年终后,由会计部门保管一年,期满后会计部门按照《会计档案管理办法》规定整理立卷,移交档案室。

第九条 文件材料的档案要求:

    1、归档的文件材料必须正确地反映本局各项活动的真实面貌的历史全过程,内容必须完整、准确、系统。

    2、应归档的文件材料,要遵循文件材料形成的规律和特点,必须是文件的正本与附件、印件与定稿、请示和批复、报告与批转等要求相符,保持文件之间的历史联系。

    3、声像档案应有文字标出:摄像、录音的对象、时间、地点、内容和责任者。

    4、归档的文字材料,一律用钢笔(蓝、黑墨水)书写,要求纸质优良,字迹工整,图像清晰,签字手续完备,书写或修改、批语文件材料均写在文件的右侧。

 第十条 机关工作人员调离本单位前,应全部归还借用档案资料,方能办理调离手续。

 第十一条 本办法由局综合档案室负责解释。

 第十二条 本办法自一九九八年八月一日起执行。


台州市环保局不应归档文件材料的范围

 

 一、上级机关的文件材料

 1、上级机关任免、奖惩等非本局工作人员的文件;

    2、上级普发,供工作中参考,不办的文件材料;

    3、上级机关抄送本局供工作参考的文件材料;

    4、上级机关印发的征求意见未定稿的文件材料。

 二、本局的文件材料

 1、重份文件材料;

    2、无考利用价值的事务性、临时性的文件;

    3、未经会议讨论、未经领导审阅签发的未生效的文电草稿、信函、一般性文件的历次修改稿、铅印文件的各次校对稿(主要领导人亲笔修改稿和检查人签字的最后定稿除外)

    4、无特殊保存价值的信封、一般性表态、询问一般性问题、崐提出一般性建议或意见的人民来信;

    5、参加非主管部门召开会议带回的,不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料;

    6、各站、处、室相互抄送的文件材料,由主办站、处、室归档,其余不归档。

    7、为参考目的从各方面收集的文件材料,及从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料;

    8、不履行公文手续的内部一般性行文、介绍信等材料;

    9、本单位负责人兼任外单位职务形成的,与本单位无关的文件材料。

    三、同级机关和非隶属机关的文件材料

    1、同级机关或非隶属机关抄送的、不需要本局办理的一般崐性文件材料;

    2、外机关送来的一些征求意见的文件未定稿;

    3、外单位交流、学术会议资料。


台州市环保局机关档案工作制度

 

浖櫲1、局办公室统一管理综合档案室,负责协调、指导本机关各处室文件资料归档、立卷工作,实施指导、监督局属各单位档案工作,对各县(市、区)环保部门的档案工作做必要指导。

    2、各部门应将档案工作列入年度工作计划,加强日常管理工作,各处室负责人应积极支持档案人员的工作。

    3、各部门兼职档案人员负责整理、填写移交清单,移交局档案室集中管理。

    4、局综合档案室定期组织兼职档案人员集中业务学习制度,开展档案协作组网络活动、学术交流活动,提高档案管理水平。

 


台州市环保局机关文书档案管理制度

 

为进一步健全本局文书档案,做好保密工作,提高工作效率,根据上级有关规定,结合本局实际情况,特订以下制度:

    1、凡是本局党、政、工、团各处室工作中形成的文件、领导讲话、会议材料等均属文书档案范围,必须集中统一管理;

    2、各处室指定专人负责保管阅办文件,协助文书搞好文件的送阅、收集等工作;

    3、对各处室阅办的文件,局办公室当日分送,承办处室应抓紧处理,急件急办,对一周内未办好的事件,则由局办公室催办,做到处室不积压文件;

    4、对文件修改、批语,均应写在文纸右侧,拟稿、核稿、签批人都要写上姓名、年、月、日,一律用钢笔书写;

 5、各处室拟稿的文件,均应送局办修改核稿后,送分管领导签发;

    6、介绍信用章,凡用部门印章由处()领导批准,使用局印章须经局领导批准,一般不得开空白介绍信;

    7、第二年的第二季度做好立卷工作,第三季度应全面做好案卷工作,并编制档案目录、检索工具;

    8、经过鉴定,可销毁处理的档案,均应编造清册,经领导审批后,送指定地方销毁。


档案鉴定与销毁制度

 

1、由局领导和有关处室负责人组成机关档案鉴定小组,负责对本机关档案的鉴定和销毁工作;

2、档案鉴定小组定期对保存到期的档案进行鉴定,提出处理意见;

3、销毁失去保存价值的档案,须由综合档案室提出初步意见,经机关档案鉴定小组审定,登记造册,分管领导批准后,由二人以上在指定地点监销,并在销毁清册上签字。崐
档 案 保 管 制 度

               

    1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好;

    2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作;

    3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度,并做好记录;

    4、对已破损和褪色的档案,及时进行修补和抢救工作,维护档案的完整性;

    5、各级档案人员必须做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫、防光、防鼠)、“三无”(无丢失、无霉变、无差错)工作。

 

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