关于印发《台州市环保局档案管理制度》的通知

作者:    发布时间:2010-10-22

 

台州环境保护局文件

 

台环保〔2010160

 


关于印发《台州市环保局档案管理制度》的通知

 

 

局机关各处室、直属各单位:

现将《台州市环保局档案管理制度》等文件印发给你们,请结合本部门工作需要,认真抓好落实。

 

 

台州市环境保护局

20101015


台州市环保局档案管理制度

 

电子文件归档制度

 

1.电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。

2.应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。

3.应明确规定电子文件归档的时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等要求,保证归档电子文件的质量。

4.归档电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时,应在内容、相关说明及描述上保持一致。

5.具有永久保存价值的文本或图形形式的电子文件,如没有纸质等拷贝件,必须制成纸质文件或缩微品等。归档时,应同时保存文件的电子版本、纸质版本或缩微品。

6.应保证电子文件的凭证作用,对只有电子签章的电子文件,归档时应附加有法律效力的非电子签章。

 

档案数据安全保密制度

 

      为了确保本馆(局)计算机管理安全运行保证档案信息在采集、处理、传输、存贮过程中,避免人为或自然因素导致档案信息的丢失、泄漏或破坏,特根据有关规定制定本制度。

一、档案信息安全要求

1、设置计算机操作系统用户口令,安装反病毒软件;

2、严格遵守保密规定,对重要的数据库系统进行加密,设置不同用户对数据的访问权限;

3、对已存储的数据进行修改时,要建立修改台账;

4、保密的档案数据信息不得直接或间接地与国际互联网或其它公共信息网相联接,必须实行物理隔离;

5、严禁在计算机上运行与工作业务无关的软件(如各种来历不明的软件及游戏软件等);

6、有保存档案数据的计算机送修时,应将有关数据的内容清空、删除或将硬盘摘除,并作计算机修理登记。

二、档案数据保密要求

数据录入工作人员必须遵守档案保密制度,不得泄露所接触档案内容。

 

档案数据网上查询利用制度

 

  一、数字档案室提供各类非涉密室藏档案网上查询。

  二、本单位工作人员经开通个人帐号,网上登录进入数字环保档案管理系统查询数字档案。外单位人员查询档案需经本单位分管领导同意后由档案管理人员执行相应查询操作。

  三、本单位工作人员数字档案利用权限分三级设定。普通用户:是指一般工作人员通过档案管理员发布的档案信息进行查阅。中级用户:是指各处室兼职档案员在普通用户使用权限基础上,可以添加指定分类的资料。高级用户:是指中层以上的领导可以查阅各类档案。

 

档案数据管理维护制度

 

  一、数字档案由档案管理人员和计算机管理人员分别负责管理和维护,确保档案数据安全。

  二、各门类数字档案经质量检查合格后,输入数字档案室管理系统,由档案室统一管理。

  三、修改、删除数字档案必须由档案管理人员执行操作。

档案人员的岗位责任制

 

    1、努力学习党和国家关于档案工作的方针、政策以及档案业务知识,勤奋工作,提高工作质量,迅速准确地提供服务;

    2、编写档案室年度工作计划和总结,制订各项规章制度,并坚持原则,严格执行;

    3、负责收集、整理、保管、利用和开发本机关档案,指导机关各处室、局属单位的档案工作、协助指导各县()、区环保部门档案工作;

    4、编制本机关档案分类方案、分类编号、总目录、索引目录、全引目录等检索工具;

    5、编制档案保管期限和密级划分,负责组织承办档案的鉴定和销毁工作;

    6、做好局综合档案室库房的日常管理工作,保持室内清洁,注意室内温度调节,经常通风换气,防止档案发霉变质;

    7、主动热情接待每一位查档者,充分发挥档案在环境保护中的作用;

    8、每月定期组织本机关兼职档案人员的开展业务学习活动,发挥好环保档案网络作用。

 

档 案 统 计 制 度

 

    1、做好档案的接收、移交登记工作;

    2、按年度做好档案的综合统计工作的档案年报统计工作;

    3、做好档案的鉴定情况统计和销毁登记工作。

    4、做好档案统计分析工作。分专题进行调查、分析、总结经验,发现不足,以便使档案的管理工作更加系统化、规范化,最大限度地发挥档案的凭证、参考作用。

 

档案立卷归档制度

 

    1、按本机关的档案管理条例,凡属立卷归档范围的文件材料,一律归档;

    2、归档时间,业务档案、文书档案在次年二季度完成,会计档案按照《会计档案管理办法》规定,由会计部门保管一年,期满后,由财务会计归档,其它档案按有关规定完成;

    3、归档的案卷,要遵循文件的形成秩序,保持文件之间的内在联系,区别不同保管期限,分类整理、上架;

    4、移交手续完整,按照移交目录,当面点清移交案卷;

    5、档案人员对归档的案卷要及时编目、编制检索工具等。

 

档案借阅利用制度

 

    1、借阅档案原则上应在指定地点阅览,如因特殊需要借出时,必须经分管领导签署意见,予以借阅。并根据利用程度,填写档案利用效果。

    2、借阅档案时,必须履行借阅手续,借还时双方当面点清,发现损坏和遗失等情况,及时提出,并采取必要的补救措施。

    3、利用者要爱护案卷,不得擅自转借和私自影印、复印、翻印,不得折叠、剪贴或抽取、折散档案,严格在档案上勾画、涂抹、填注、加字、改字等,保证档案完好无损。

    4、外单位借阅档案,须持相应单位介绍信,注明利用者身份、目的、范围,经分管领导签字批准后,方可借阅,未经允许不得借出或摘抄。

    5、档案人员要有责任心,熟悉业务,熟悉室藏,建立档案的全引目录、分类目录、大事记、组织沿革史、干部任免、专题目录、全宗介绍等索引。

    6、主动提供档案信息,对档案的利用情况和效果反馈进行认真登记。

 

档 案 保 密 制 度

 

    1、严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及有关保密制度,及时向查档人进行保密宣传;

    2、严格遵守查阅档案的制度,不得翻阅和摘抄利用以外的档案,对有密级的档案材料更要严格查阅手续,必要时使用阅档保密夹;

    3、会计档案除直接责任者外,他人不得查阅,如需查阅,须经责任者或领导同意,由档案人员陪同查阅;

4、档案材料需复制时,必须经局主管领导批准,任何个人不得擅自转借及复制。

 

档 案 保 管 制 度

 

    1、档案是党和国家的宝贵财富,档案人员必须切实保护、保管好;

    2、建立全宗卷,做好立卷说明、分类方案、销毁清册、检查记录、全宗介绍等工作;

    3、利用现有的设备,改善库房保管条件,保持库房适宜的温湿度,并做好记录;

    4、对已破损和褪色的档案,及时进行修补和抢救工作,维护档案的完整性;

    5、各级档案人员必须做好“六防”(防火、防盗、防潮、防虫、防光、防鼠)、“三无”(无丢失、无霉变、无差错)工作。

 

 

台州市环境保护局办公室             20101015日印发

 

相关附件:

    台环保[2010]160号(关于印发《台州市环保局档案管理制度》的通知).doc